Ghidul organizatorului

Salutare! Acesta este ghidul online al organizatorului unui eveniment local, unde vei găsi informații necesare și utile.
Un eveniment reușit necesită o echipă excelentă, întrucât aceasta este piesa de rezistență. Construirea unei echipe de succes necesită recrutarea unui grup de persoane implicate, la fel de interesate ca și tine de eveniment.

Fiecare membru al echipei are desemnat minim un rol pe care trebuie să îl îndeplinească. Astfel, echipa organizatorică este formată din persoane ce îndeplinesc următoarele roluri:

Coordonator voluntari Coordonatorul de voluntari este persoana care se va ocupa de recrutarea voluntarilor, cât și de gestionarea acestora în mod eficient în timpul evenimentului.
Manager PR - este important întrucât acesta gestionează prezența în online a evenimentului, ocupându-se, de asemenea, de relațiile cu publicul.
Designer - este persoana care te va ajuta în realizarea tuturor materialelor grafice și a postărilor de pe social media. Acesta poate beneficia pe timpul evenimentului de instrumentul nostru premium – Canva.
Responsabil Fundraising - are un rol esențial pentru eveniment, colectează fonduri și menține legătura cu partenerii.
Web developer - va administra site-ul atribuit evenimentului tău.
Fotograf(i) și Videograf(i)

Nu uita, evenimentul are nevoie de fotografi și videografi care să capteze cele mai importante momente. De asemenea, poți include pe listă și live-ul ăla cool de pe facebook din cadrul evenimentului tău… poate chiar cu tombole. 🙂

Totodată, la organizarea unui astfel de eveniment, va participa și o echipă de voluntari. Aceștia vor ajuta echipa organizatorică la realizarea sarcinilor.
Program

Programul reprezintă una din principalele componente din evenimentul tău. Acesta trebuie să fie bine structurat, cu momente artistice și speech-uri destinate participanților. Trebuie să ai minim 2 momente artistice și 2 speakeri, care să abordeze subiecte bazate pe educație inclusivă și educație digitală.

De asemenea, lasă minim 30 de minute înainte de începerea evenimentului și ora la care chemi participanți, moment în care aceștia se vor delecta cu bunătăți puse la dispoziție într-un spațiu special amenajat și participarea acestora în panel-uri.

Uite un exemplu de program, care te poate ajuta:
16:00 – 17:00 – primire invitați, panel-uri de proiecte.
17:00 – 17:15 – deschiderea evenimentului, unde va vorbi organizatorul, membrii juriului, reprezentanți sponsori în funcție de suma oferită, parteneri, autorități.
17:15 – 17:25 – decernarea premiilor la categoria „Super Eroul-Elev”
17:25 – 17:30 – moment artisitic
17:30 – 17:40 – decernarea premiilor la categoria „Profu’ Cool”
17:40 – 17:50 – decernarea premiilor la categoria „Școală Model”
17:50 – 18:10 – Discurs despre educația digitală, susținut de Alex
18:10 – 18:20 – decernarea premiilor la categoria „Părintele Erou”
18:20 – 18:30 – moment artistic
18:30 – 18:40 – decernarea premiilor la categoria „OlimpElevul”
18:40 – 18:50 – decernarea premiilor la categoria „ONG-ul Cool”
18:50 – 19:10 – discurs despre implicarea tinerilor în voluntariat pe timp de școală, susținut de Andrei
19:10 – 19:20 – decernarea premiilor la categoria „Școala Cool”
19:20 – 19:30 – decernarea premiilor la categoria „Super Proiectul”
19:30 – 19:45 – decernarea premiilor speciale (cel mai votat nominalizat, cea mai tare mamă, cel mai cool elev, cel mai în vogă prof’)
19:45 – 19:50 – încheiere

Nu uita, panel-urile de proiecte sunt destinate pe anumite topice populare la tine în comunitate, care să fie gestionate de către un responsabil de la tine din echipă. În cadrul acestora vor fi dezvoltate noi proiecte, iar participanții își vor crea un grup, responsabilul asigurându-se că aceștia vor menține legătura pentru realizarea acestuia.

Spațiu

Gala poate avea loc în aer liber, într-un teatru, într-o universitate sau chiar într-un mod diferit, dacă ești creativ. Nu uita însă de sonorizare, opțional proiectoare, zonă a gustărilor și intrarea să fie făcută pe bază de invitație. Apropo, invitațiile vor fi înmânate cu minim o săptămână înainte de eveniment.
Comunicarea se va face pe cele două canale oficiale - contul de instagram al proiectului și pagina evenimentului creată de organizator (co-host la pagina structurii). Recomandăm să comunicați și pe pagina organizației care organizează sau a persoanei.

Pe coverul evenimentului puteți adăuga și cele 8 categorii ale evenimentului, iconurile fiind deja realizate și universale în proiect. De asemenea, pe cover se va regăsi doar sigla evenimentului.

Relația cu presa

Presa te poate ajuta să ajungi la persoane la care nu ai ajunge. În drive-ul comun dintre coordonatorul Galei Educației și tine, vei găsi câteva șabloane și resurse utile (inclusiv regulamentul schiță), care te vor ajuta să realizezi toată partea de comunicare. Nu uita să dai un comunicat de presă și post eveniment.

Ai la dispoziție un site web de tip judet.galaeducatiei.ro sau cu galaeducatieijudet.ro (în funcție de cum stabilim împreună), prin intermediul căruia vei fi transparent. Pe el se vor regăsi nominalizații, juriul, calendarul, secțiunea de vot și partenerii.

Dacă resursele îți permit, poți face o reclamă pe Facebook și Instagram, prin care să încurajezi persoanele din comunitatea ta să nominalizeze.
Fotografia este modalitatea perfectă de a surprinde un eveniment sau un moment important, oferind perspectiva dorită asupra atmosferei generale, cât și asupra emoțiilor resimțite. Ce poate fi mai frumos decât să știm cum să păstrăm pentru totdeauna momentele importante din viața noastră?

În mod ideal ar fi necesară prezența unui fotograf profesionist (sau profesionist în devenire) pentru fotografierea evenimentului. Acest lucru e de preferat pentru că un fotograf va avea talentul de a surprinde aspectele cele mai frumoase din unghiurile potrivite, pentru ca rezultatul final să fie cât mai sugestiv.

Fotograful, ca orice membru care lucrează în cadrul organizării unui eveniment, trebuie pregătit și ghidat încă dinainte. Aceste trebuie să știe, în mare, ce fel de fotografii se doresc. Acestea sunt câteva sfaturi și fotografii specifice pe care acesta le-ar putea lua în calcul:

→La locul evenimentului
E de preferat să ai fotografii cu locul unde se desfășoară evenimentul – de afară, cât și dinăuntru – pentru a scoate în evidență întregul spațiu.

→De pe scenă/ centrul desfășurării și prezentării
Pe lângă fotografierea fiecărui vorbitor din cadrul evenimentului, e folositoare ținerea unei evidențe a scenei înainte și după ce începe evenimentul, momentul intrării și/sau așezării participanților, precum și a reacțiilor audienței.

Alte aspecte de luat în calcul: -fotograful trebuie să țină cont de zgomotele făcute de aparat pentru nu a distrage pe nimeni de la activități sau discursuri
-ține cont de cadrul aparatului de fotografiat pentru a nu se așeza nimeni în fața acestuia
-pentru ca lumina este diferită de la o locație la alta, ar fi de preferat ca fotograful să analizez locul unde va trebui să realizeze fotografii dinainte pentru a putea veni echipat cu aparatura potrivită

→În pauzele dintre speech-uri sau activități
Este recomandat să fie surprinsă atmosfera și energia tuturor participanților. Cu cât mai multe zâmbete, cu atât mai bine!

Alte sfaturi:
-folosește echipament de calitate
-folosește diferite lentile și/sau puncte de vedere
– fișierele de tip RAW și JPEG sunt cele mai recomandate


POSTAREA POZELOR DIN CADRUL UNUI EVENIMENT PE REȚELELE DE SOCIAL MEDIA

Când postezi fotografiile realizate la eveniment, ai grijă să:
-dai credite fotografului
-nu postezi pozele fără context, adaugă o scurtă descriere ce cuprinde esențialul observat în pozele/filmările respective
La secțiunea Despre, vei găsi toate cele 8 categorii pe care recomandăm să le incluzi în lista evenimentului tău. Pentru că înțelegem resursele puține care pot exista, organizatorii pot să nu includă categoriile: CȘE Model și Școală Model.

Pentru organizatorii școlari, categoriile pe care le vor include în eveniment sunt: Super Eroul-Elev, Profu' Cool, Părinte Erou și OlimpElevul.
DONEAZĂ